Thời gian lưu trữ tài liệu kế toán
Thời gian lưu trữ tài liệu kế toán
A/ Quy định về lưu trữ tài liệu kế toán
Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 Quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán quy định:
Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
- Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
- Chứng từ kế toán.
- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
Và
– Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp Luật cho từng loại tài liệu kế toán
– Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
(Điều 9, Nghi định 174/2016/NĐ-CP)
Cụ thể, thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:
Trong đó:
– Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán;
– Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
– Tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng;
B/ Xử phạt vi phạm về lưu trữ tài liệu kế toán
Điều 12 Nghị định 105/2013/NĐ-CP ngày 16/09/2013 quy định:
1. Cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm quá 12 tháng so với thời hạn quy định;
b) Lưu trữ tài liệu kế toán không đầy đủ theo quy định;
c) Bảo quản tài liệu kế toán không an toàn, để hư hỏng, mất mát tài liệu trong thời hạn lưu trữ.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Sử dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;
b) Không thực hiện việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán bị mất mát hoặc bị hủy hoại.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định;
b) Tiêu hủy tài liệu kế toán không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định.
Tham khảo thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán Tại đây.
(Nguồn: FATA)
